Etikk-/taushetserklæring og politiattest

Fylkesleder skal gjennomgå og samle inn underskrevne erklæringer fra tillitsvalgte i sitt fylkesstyre og fylkeskomiteer.

Lokalforeningslederne skal gjennomgå og samle inn underskrevne erklæringer på lokalt nivå, fra styremedlemmer og aktiviteter.

Nederst på siden finner du lenker til e-læringskurs om etikk- og taushetserklæringer og om politiattester.

Taushet- og etikkerklæring:

Vi hjelper folk, vi skader dem ikke! Taushet- og etikkerklæringen viser hvilken informasjon som ikke skal deles og hvilken etisk standard som skal legges til grunn når frivillige og tillitsvalgte arbeider for organisasjonen. Erklæringen er et hjelpemiddel og setter fokus på hvor viktig det er at vi holder god etisk standard.

Rutiner for taushet- og etikkerklæring:

• Skjemaene skrives ut (se lenken over) i 2 eksemplarer. Vi lager to originaler fordi både foreningen og den frivillige skal få sitt eget eksemplar
• Leder av foreningen eller den som har fått delegert oppfølgingsansvaret, sørger for at den frivillige leser og signerer avtalen. Gjør det gjerne på på et informasjonsmøte, ved første deltakelse som frivillig e.l. Det er viktig at den frivillige får god tid til å lese og kan stille spørsmål.
• Dokumentet lagres på et trygt sted sammen med andre dokumenter for lokalforeningen (som styreprotokoller osv.).
• Siden dokumentet ikke inneholder personnummer e.l., er bare navnet på den frivillige personopplysning. Vi oppfordrer foreningen til å lagre taushets- og etikkerklæringene samlet, slik at foreningen har oversikt over hvem som har levert og ikke. Det kan også være nyttig å ha en rutine for oppfriskning ved jevne mellomrom.
• Hvis den frivillige slutter å arbeide for foreningen, makuleres dokumentet. 

Politiattest:

Det skal innhentes politiattest for alle som utfører oppgaver som innebærer et tillits- eller ansvarsforhold overfor mindreårige (under 18 år) eller andre sårbare grupper. Politiet utsteder attest til alle over 15 år. Lenke til politiets søknadsportal finner du her: Politiattest – Politiet.no

Attesten skal ikke samles inn for lagring. I stedet skal en tillitsvalgt i foreningen noterer ned navn, at politiattesten er vist og dato for dette. Det anbefales å hente inn ny politiattest minst hvert tredje år.

Det er viktig at lokalforeningene er bevisste på sin rolle og ansvaret som ledere og forbilder. Å kreve politiattest understreker seriøsiteten i oppgavene, og at vi har de samme krav og forventninger til alle som utfører denne type oppgaver, uavhengig av alder. Innhenting av politiattest er også et tiltak for sikkerheten for de vi jobber for.

Hvordan sikre rask saksbehandling ved søknad av politiattester hos politiet pga flyktningsituasjonen:

Behovet  for politiattest til våre tillitsvalgte og frivillige har økt i den senere tiden. Mange kommuner trenger bistand av frivillige i forbindelse med flyktningsituasjonen og innsats rettet mot beboere på akuttmottak. For at søknaden skal bli behandlet så greit og raskt som mulig, er det nødvendig at oppdragsgiver (dvs foreningen) fyller ut formålsbekreftelsen riktig. (se under, samt vedlagt dokument for nedlasting). Det er ikke krav om at bekreftelsen har stempel og håndskrevet signatur. Mangler det noe i bekreftelsen, vil politiet sende den i retur til søker og be om at manglene ved bekreftelsen blir rettet opp. Dette forsinker saksbehandlingen.

Bekreftelsen fra oppdragsgiver må inneholde disse opplysningene:

• hvem bekreftelsen gjelder: søkers navn og fødselsdato
• informasjon om mottaker av politiattesten
• lovhjemmel for å be om politiattest 
• tilbud om eller bekreftelse på verv eller oppdrag *
• hva søker skal gjøre: arbeidsoppgaver eller lignende
• hvor søker skal gjøre dette: arbeidsgiver, organisasjon eller lignende
• dato og underskrift/stempel fra oppdragsgiver

* NB! Hvis dere tidligere har krevd politiattest fra personer som har avsluttet vervet hos foreningen og som starter opp på nytt, er det viktig at dere skriver det i bekreftelsen. Skriv da at søknaden gjelder et nytt oppdrag/verv etter lengre tids opphold.

Eksempel: 
Formål:  Frivillig arbeid for flyktninger fra Ukraina.
Lovhjemmel: Frivillig arbeid med barn og unge. Barnevernloven § 6-10 andre ledd, jfr. Politiregisterloven § 39 første ledd. 

Søknadsprosess 

For at søknaden skal behandles raskt er det viktig å søke digitalt. Har du digital postkasse, får du politiattesten din i denne noen timer etter at politiet har ferdigbehandlet saken. Hvis ikke søker har digital postkasse, blir attesten sendt til adressen som er oppgitt i søknaden. Da kan det gå 14 dager fra politiattesten er ferdig til søker har mottatt den i posten. Politiet har ikke lov til å sende politiattesten til søker på vanlig e-post. Den raskeste måten å få en politiattest på er derfor at søker:

• oppretter digital postkasse og bruker sin e-ID til å logge seg på politiets nettside og søker der: https://www.politiet.no/tjenester/politiattest/politiattest-sok-pa-nett/ ( se søknadsskjema under) 
• Husk å legge ved formålsbekreftelsen fra oppdragsgiver, slik at politiet får bekreftet hvorfor de skal utstede politiattest
• Legg ved signatur fra foresatte hvis søker er under 18 år. (se eget skjema under)

Hvis søker ikke har e-ID så kan vedkommende sende inn søknadsskjema til politiet i posten. Søknadskjema finnes på politiets nettside: https://www.politiet.no/tjenester/politiattest/politiattest-sok-per-post/ Bekreftelsen fra lokalforeningen skal legges ved søknaden sammen med gyldig legitimasjon.

Rutiner i lokalforeningen for politiattest:

1. Det kan være lurt å avklare hvem som skal ha dette ansvaret i lokalforeningen. Ansvarlig for politiattester bør være en i styret.
2. Den som plikter å fremlegge en politiattest, skal selv sende søknaden til politiet.
3. Før vedkommende kan søke om en politiattest må han/hun få en bekreftelse fra sanitetsforeningen (helst elektronisk) på at det er behov for en politiattest og hvorfor. Leder eller en som har fått denne oppgaven delegert må fylle formålsbekreftelsen, helst elektronisk. Alternativet er å skrive ut søknaden og fylles inn for hånd.
4. Bekreftelsen sendes ferdig utfylt som vedlegg på e-post (eller på papir) til den som skal søke.
5. Etter at politiet har behandlet søknaden blir den returnert til søkeren selv.
6. Når politiattesten er mottatt skal denne vises frem for den som har oppfølgingsansvaret i foreningen. Den ansvarlige for politiattester i lokalforeningen skal nedtegne opplysninger om hvilke personer som er avkrevd politiattest, at attesten er fremvist og dato for fremvisningen.
7. Selve attesten beholdes av søkeren.
8. Er det anmerkninger i attesten, kan vedkommende ikke utføre oppgaver som innebærer et tillits- eller ansvarsforhold overfor mindreårige eller mennesker med utviklingshemming. Det samme er tilfellet dersom attest ikke er innhentet eller ikke fremvist (også mens søknaden behandles).
9. Det kan være lurt for foreningen å opprette et samlet dokument (Skjema for innhenting av politiattest) der det dokumenteres hvem som har vist attest og ikke.
10. Dokumentet lagres på et trygt sted eks. i et låsbart skap, safe e.l. 

E-læringskurs om taushets- og etikkerklæring

E-læringskurs om politiattest