1. Behandlingsansvarlig

Det er N.K.S. sentralt ved generalsekretæren som har ansvaret for, og som er behandlingsansvarlig for medlemsregisteret og for N.K.S.' sekretariatets behandling av personopplysninger. Det daglige ansvaret for behandling, administrasjon og forvaltning av medlemsregisteret er delegert til medlemsservice. Lokalforeningene er felles behandlingsansvarlige for personopplysningene til sine medlemmer.

 

2. Behandlingsgrunnlag

N.K.S. behandler i hovedsak dine registrerte opplysninger med grunnlag i medlemskapsavtalen vi har med deg. Dersom du ikke er medlem kan vi og behandle dine opplysninger for å gjennomføre registreringen av medlemskapet, dersom du ønsker å bli medlem og ber oss om dette.

For visse formål vil N.K.S. basere behandlingen på et frivillig, uttrykkelig og informert samtykke fra medlemmet, eller med grunnlag i våre berettigede interesser. Dette gjelder kun tilfeller hvor den aktuelle behandlingen klart faller utenfor det medlemsavtalen naturlig omfatter.

 

3. Hvilke opplysninger registreres om medlemmer?

Ved innmelding registrerer N.K.S. følgende opplysninger i medlemsregisteret: Navn, postadresse, telefonnummer, fødselsdato, e-postadresse, verv og roller. Medlemmer blir også tilknyttet en lokalforening og får tildelt et medlemsnummer. Disse opplysningene er innhentet fra medlemmet eller den som har vervet medlemmet.

Det er frivillig å avgi personopplysninger til N.K.S., men for å kunne administrere medlemskapet, må vi minimum lagre de ovennevnte opplysningene i vårt medlemsregister.

 

4. Formål med behandlingen

Formålet med innsamlingen, registreringen og behandlingen av personopplysninger er primært å følge opp medlemskapet på en god måte. Vi benytter også opplysningene for å kunne gi informasjon om ulike aktiviteter, arrangementer og andre ting som kan være interessante tilknyttet formålet til N.K.S. som en del av medlemskapet.

N.K.S. bruker berettiget interesse som behandlingsgrunnlag når det sendes ut nyhetsbrev til våre medlemmer. N.K.S. bruker også medlemmers opplysninger for å lage statistikker som for eksempel for å se på medlemmenes gjennomsnittsalder, demografi, innmeldingsdatoer o.l. Dette er kun for intern bruk i sekretariatet for å kunne forbedre oss og yte best mulig service. Vi har vurdert disse behandlingene som nødvendige for å kunne opplyse og engasjere våre medlemmer i N.K.S. sine saker, og kunne sørge for effektiv og oversiktlig administrering og betjening av vår medlemsmasse. Vi anser begge for å være lite inngripende, og det er alltid mulig å reservere seg mot dette ved å gi beskjed til medlemsservice: medlemsservice@sanitetskvinnene.no.

Som medlem kan du når som helst melde deg av våre ulike informasjonskanaler på følgende måte:

  •  Medlemsblad- gi beskjed til medlemsservice – medlemsservice@sanitetskvinnene.no
  •  Nyhetsbrev- Benytt avmeldingslenken i e-posten.
  •  SMS- Benytt ‘stopp’ funksjon

5. Når slettes registrerte personopplysninger?

Ved utmelding vil opplysningene om deg bli oppbevart i vårt medlemsregister i 5 år grunnet krav om oppbevaring av regnskapsbilag i bokføringsloven.

 

6. Rettigheter for den registrerte

Innsyn/Retting/Sletting

Som medlem kan du be om innsyn i alle opplysninger N.K.S. har lagret om deg og ditt medlemskap. (Se pkt.3). Du kan be om å få en kopi av dette hvis det skulle være ønskelig. Dersom du mener at noen av opplysningene vi har registrert er uriktige har du rett til å få disse rettet. Du kan også be om å få dine opplysninger slettet, med unntak av det som er oppbevaringspliktig ifølge lovgivning.

Hvis du ønsker noe av dette kan du sende en skriftlig henvendelse til medlemsservice: medlemsservice@sanitetskvinnene.no

Dataportabilitet

Der vårt behandlingsgrunnlag er medlemsavtalen eller samtykke har du rett til å ta med deg dine registrerte opplysninger fra N.K.S. og over til en annen virksomhet, samt til å få de utlevert i et strukturert, alminnelig anvendt og maskinlesbart format.
Du kan kreve at personopplysningene overføres direkte til den nye behandlingsansvarlige når og hvis dette er teknisk mulig.

Begrense behandling

Den registrerte kan ha rett til å kreve begrensning av behandling av egne personopplysninger. Dette innebærer at personopplysningene ikke kan brukes til noe, kun lagres.
Du kan lese mer om dine rettigheter og hva disse innebærer på Datatilsynets hjemmesider.

Klage til Datatilsynet

Hvis du føler at ditt personvern har blitt krenket har du rett til å klage til Datatilsynet. På Datatilsynets hjemmeside kan du lese mer om hvordan du skal gå frem med en eventuell klage:

 

7. Sikkerhet rundt medlemsregisteret

Våre behandlingsrutiner for personopplysninger er trygge. Opplysningene oppbevares på en forsvarlig måte slik at de ikke brukes urettmessig, kommer uberettigede i hende og slik at personvernregelverkets krav til integritet, konfidensialitet og tilgjengelighet ivaretas. Det er bare utvalgte ansatte som har tilgang til medlemsregisteret. N.K.S. har gode rutiner rundt tilgangskontroll til medlemsregister og for behandling av personopplysninger. Tilgangen til informasjon er sikret med tilgangskontrollmekanismer. Medlemslister blir sendt ut til lokalforeningene. Alle lokalforeninger har fått retningslinjer om hvordan medlemslistene skal håndteres.

 

8. Kurs og arrangementer

N.K.S. arrangerer mange kurs og konferanser for medlemmer og ikke-medlemmer. I tilknytning til dette samler vi informasjon som navn og kontaktopplysninger i tillegg til allergier og behov for tilretteleggelse. Disse personopplysningene blir ikke brukt til andre formål enn å administrere arrangementet. Personopplysningene vil slettes etter endt arrangement.

Personopplysningene deles med hotellet/kursstedet. I kontraktene som inngås er det alltid et avsnitt som pålegger de hotellansatte taushetsplikt og sletting av personopplysningene i etterkant av et arrangement.

  • Vi innhenter egne samtykker for å kartlegge interesse og ønske om å motta invitasjon til nye arrangementer for ikke-medlemmer.
  • På våre arrangementer blir det alltid tatt bilder. Vi ber alltid om muntlig eller skriftlig samtykke før vi publiserer foto av deltakere gjennom våre ulike informasjonskanaler.
  • I etterkant av arrangementet blir det sendt ut et evaluerings-skjema til alle deltakere slik at vi skal kunne ta imot tilbakemeldinger og innspill til forbedringer.
  • På våre arrangementer distribuerer vi deltakerlister med navn og noen ganger kontaktinformasjon. Hvis du ønsker å reservere deg mot dette kan du gi beskjed til den som er ansvarlig for arrangementet.

 

 

9. Vandelsattest fra frivillige

N.K.S. organiserer i samarbeid med Krisesentrene rekruttering av frivillige til å delta i ressursvennprogrammet for krisesentrenes brukere. Det er frivillig å delta i denne ordningen. Krisesenterloven § 7 hjemler imidlertid et krav om vandelsattest for alle som skal utføre oppgaver som innebærer kontakt med krisesentrenes brukere, for å ivareta brukernes sikkerhet og velvære. N.K.S. og krisesentrene krever derfor fremleggelse av politiattest for frivillige som ønsker å delta i ordningen. Grunnlaget for behandlingen er at dette er nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse, og den er i henhold til den nevnte bestemmelsen tillatt etter norsk rett.

N.K.S. har også flere prosjekter rettet mot barn og unge. Ifølge politiregisterforskriften § 34-1 kan N.K.S. kreve fremleggelse av politiattest for alle som utfører oppgaver som innebærer et tillits- eller ansvarsforhold overfor mindreårige og utviklingshemmede (under 18 år). Vandelsattestene samles ikke inn, det blir kun registrert at politiattesten er fremlagt.

Det finnes mer informasjon om rutiner i forbindelse med vandelsattester på medlemsnettet.

 

10. Personopplysninger om mindreårige

N.K.S. sentralt v/ rådgiver for barn og oppvekst behandler sensitive personopplysninger om barn i forbindelse med søknader til prosjektet ‘Min dag i dag’ og ‘En håndsrekning’ som handler om å gi drømmedager til barn i en vanskelig livssituasjon. Det blir bedt om uttrykkelig skriftlig samtykke til å behandle disse opplysningene fra foreldre og fagpersoner som sender inn søknadene. Søknadene slettes etter at regnskapsopplysningene ikke er oppbevaringspliktige lenger. Søknadene behandles fortrolig og det benyttes tilgangskontrollmekanismer.

 

11. Analyseverktøy/Cookies

N.K.S. samler inn nettstedsdata med bruk av Google Analytics. Google Analytics bruker informasjonskapsler/cookies. Cookies er små tekstfiler som lagres på din enhet, og etter ekomloven § 2-7b kreves det at du er informert om, og har samtykket til bruken av de fleste slike. Google Analytics mottar bare generell web statistikk, som f.eks. nettlesertype, tidspunkt, språk og hvilken nettside brukeren kom fra. I tråd med vanlig praksis på internett registreres brukerens IP-adresse av nettstedet. Mottatte opplysninger er underlagt Google sine retningslinjer for personvern, og blir brukt for å analysere trafikk og atferd på våre nettsider. Vi bruker denne informasjonen for å forbedre våre nettsider. Du kan endre dine samtykker til cookies i innstillingene i din nettleser.

 

12. Nettbutikk

Nettbutikken til N.K.S. driftes av Artisti profil. Det er inngått en databehandleravtale med Artisti som ivaretar at alle personopplysninger som blir lagt inn i nettbutikken blir behandlet forsvarlig og i henhold til personvernforordningen. Se egen beskrivelse for behandling av personopplysninger i nettbutikken.

 

13. Databehandlere

N.K.S. har inngått databehandleravtaler med følgende leverandører:

  • Evry Norge AS for vårt medlemsregister
  • Apsis for utsending av nyhetsbrev og påmelding til arrangementer
  • Visma for ulike regnskaps og økonomisystemer
  • Infolink for IT tjenester.
  • Nets & Strålfors for fakturabehandling
  • Artisti for nettbutikken 

14. Endringer i erklæringen

N.K.S. forbeholder seg retten til å endre eller oppdatere personvernerklæringen. Alle endringer er gjeldende fra de legges ut.